Neues Projekt / Projekteigenschaften

Navigation:  Xpert-Timer Handbuch > Alles zu Projekten >

Neues Projekt / Projekteigenschaften

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Über den Knopf "Neues Projekt anlegen" auf Ihrer Zeitleiste, Ihrem Projektmanager oder per Tastaturkürzel Strg + N können Sie ein neues Projekt anlegen.

Intelligente Schnellerfassung

Lesen Sie unbedingt auch das Kapitel "Intelligente Schnellerfassung" zur Projekterstellung.

 

Es öffnet sich damit folgender Dialog:

In der oberen rechten Ecke der Projekteigenschaften sehen Sie das Datum der letzten Änderung, sowie den Namen des Erstellers des Datenobjekts.

 

Projektname

Beliebiger Name für Ihr Projekt. Handelt es sich um ein Hauptprojekt, sehen Sie nur eine Ebene "Projektname". Legen Sie ein Unterprojekt an, dann sehen Sie noch zusätzlich die Zuordnung zum Hauptprojekt. Sollten Sie diese Zuordnung sehen, möchten aber tatsächlich wieder ein Hauptprojekt anlegen, dann löschen Sie die Zuordnung einfach manuell heraus.

Projektnummer

Geben Sie hier bei Bedarf eine Projektnummer für Ihre Referenz ein.

Hauptarbeitsgruppe

Bei der arbeitsgruppenübergreifenden Einstellung im XTAdmin, kann ein Projekt mehreren Arbeitsgruppen angehören. Sie müssen sich trotzdem entscheiden, welches die Hauptarbeitsgruppe des Projekts ist. Neue Unterprojekte werden dieser Hauptarbeitsgruppe zugeordnet, oder auch neue Mitarbeiter, die für diese Arbeitsgruppe gemeldet werden, kann dann dieses Projekt automatisch zugeordnet werden.

Beschreibung

Geben Sie hier bei Bedarf eine genauere Beschreibung Ihres Projekts an.

Projekttyp

Wählen Sie hier einen Projekttyp aus. Damit haben Sie die Möglichkeit der Filterung in diversen Dialogen.

Priorität

Im Projektmanager können Sie Ihre Projekte nach Priorität sortieren. Geben Sie hier die Priorität Ihres Projekts an.

Sicherheitsstufe

Jeder Mitarbeiter hat eine zugewiesene Sicherheitsstufe. Über diese Sicherheitsstufen können Sie die Sichtbarkeit entsprechender Projekte regeln. Hat der Mitarbeiter die Sicherheitsstufe "Mittel" sieht er nur Projekte mit derselben Sicherheitsstufe oder niedriger.

Farbe

Um Ihre Projekte im Projektmanager noch besser zu markieren, können Sie jetzt jedem Projekt eine Farbe vergeben. Diese Einstellung greift unternehmensweit. Sie ändern also den Hintergrund eines Projekts und all Ihre Mitarbeiter sehen diese Änderung in Ihrem Projektmanager nach der nächsten Aktualisierung.

Projektstatus

Wählen Sie aus unterschiedlichen Projektstati. Aktiv ist dabei der Standard.

Fertiggestellt zu

Diese prozentuale Angabe müssen Sie selbst machen, um einen Überblick zu behalten, welche Projekte aus dem Ruder laufen.

Zeit verbraucht

Dies ist das prozentuale Verhältnis der verbrauchten Zeit zu den von Ihnen geschätzten Stunden.

Stunden bisher

Dies ist die Gesamtsumme aller gestoppten Zeiten auf dieses Projekt.

Geplanter Start / Geplantes Ende

Die Laufzeit des Projekts über einen bestimmten Zeitraum.

Geschätzte Stunden

Geschätzte Dauer des Projekts in Stunden.

 

Abrechnung

Nicht verrechnen: Sie arbeiten an einem Projekt, das weder dem Kunden in Rechnung gestellt werden soll, noch soll es in die interne Kalkulation der Projektzeiten mit einfließen. Das kann z.B. die Mittagspause sein, oder private Telefonate.

Nur interne Kalkulation: Hier handelt es sich um ein Projekt, dass nicht in die Zeitkalkulation für den Kunden (für dessen Rechnung) mit einfließt, sondern nur intern kalkuliert werden soll. Dies kann z.B. ein Unterprojekt "Support" sein, den der Kunde bereits mit dem Kaufpreis einer Software bezahlt hat. Trotzdem möchten Sie kalkulieren, wie viel Zeit Sie in den Support für den Kunden stecken und wie viel Euro es Ihre Firma kostet.

Verrechnen: Möchten Sie Ihre Projektzeiten an einen Kunden verrechnen, wählen Sie diese Option.

Optionen

Zeitkonto - Ist das Konto als Zeitkonto aktiviert, können darauf Projektzeiten gebucht werden. Bitte achten Sie darauf, dass ein Hauptprojekt mit mehreren Unterprojekten nie ein Zeitkonto sein sollte und auch keine Zeiten darauf gebucht sein sollten, da sonst die Summer der Projektzeiten der Unterprojekte nicht mit der Gesamtsumme des Hauptprojekts übereinstimmt.

Unterbrechungsprojekt

Werden Sie während Ihrem Arbeiten öfters von anderen Dingen unterbrochen, empfiehlt es sich ein Projekt als Unterbrechungsprojekt zu markieren. Der Unterschied zu den anderen Projekte ist, dass beim Stop drücken das letzte, nicht als Unterbrechungsprojekt markierte Projekt automatisch wieder gestartet wird.

 

Beschreibung

Enthält weitere Informationen zum Projekt, die später in der Beschreibung im Projektmanager ist. Die Information wird auch angezeigt, wenn Sie in der Anwendung mit der Maus über das Projekt fahren.

 

Automatische Kommentareingabe

In den Zusatzeinstellungen können Sie einstellen, ob Sie automatisiert nach Zeitstempelkommentaren oder nach Einträgen in die Historie gefragt werden sollen. Sie können auch schon einen Standardtext eingeben, der dann automatisiert z.B. beim Stoppen eines Projekts eingetragen wird. Das ist vor Allem hilfreich, wenn Sie wochenlang an dem gleichen Projekt arbeiten.

Abrechnung

Sie können jedem Projekt einen bestimmten Kostensatz hinterlegen. Sobald Sie ein zu verrechnendes Projekt anlegen, sehen Sie den Reiter "Abrechnung". Geben Sie dort den Pauschalpreis oder den Stundensatz ein, mit dem Sie das Projekt kalkulieren möchten. In der Auswertung sowie in den Zeitstempeln erhalten Sie dann eine Übersicht über die Kosten.

Wählen Sie im Dialog, welche Kosten zur Kalkulation herangezogen werden sollen. Die beim Projekt, beim Hauptprojekt oder beim Mitarbeiter hinterlegten. Sie können die Zeitstempel jetzt bereits beim erfassen der Zeit runden. Bitte beachten Sie, dass gerundete Zeitstempel mit einem (R) markiert werden. Die Zeitstempel sind mit der Rundungsfunktion am Ende des Tages normalerweise nicht mehr zusammenhängend.

Möchten Sie die Zeitstempel nicht direkt bei der Erfassung runden, können Sie dies auch nachträglich "nur als Ansicht" in Ihrem Projektmanager machen. So können Sie Ihrem Kunden einen Ausdruck mit gerundeten Daten zukommen lassen, verlieren aber selbst nicht Ihrer tatsächliche Zeiterfassung.

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf einen Zeitstempel und wählen Ansicht -> Jeden Zeitstempel bei Anzeige auf volle Abrechnungseinheit aufrunden.

Gewinn/Verlust

Im Gewinn/Verlust Bereich sehen Sie, ob Ihr Projekt rentabel war/ist.

Unterprojekte

Im Reiter Unterprojekte sehen Sie die Liste der Unterprojekte zum Hauptprojekt. In der Auflistung können Sie mit der rechten Maustaste auf ein Projekt klicken und über das Kontextmenü weitere Projekte hinzufügen oder ein bestehendes Projekt bearbeiten. Per Klick auf die Spaltenüberschriften können Sie Spalten ein- bzw. ausblenden.

Projektzeiten

Hier sehen Sie eine Aufstellung der bisher gestempelten Zeiten zu Ihrem Projekt. Hier können Sie per Rechtsklick die Zeiten gruppieren, Spalten ein- bzw. ausblenden und dann die entsprechende Ansicht drucken.

Historie

 

In der Historie können Sie alle bisher durchgeführten Tätigkeiten des Projekts nachlesen.

Sie können die Tätigkeiten nach Datum sortieren, indem Sie auf die Spaltenüberschrift "Tätigkeit" klicken.

In diesem Bildschirm können Sie auch nachträglich Eintragungen vornehmen. Tippen Sie dazu die erledigte Tätigkeit in das vorgesehene Feld, fügen das richtige Datum ein und klicken auf das grüne .

Aufgaben

 

Unter Aufgaben sehen Sie die offene Aufgaben des jeweiligen Projekts. Diese können sie nach den jeweiligen Überschriften sortieren. Dazu klicken Sie einfach mit der Maus auf die Überschrift. Ebenso stehen Ihnen unterschiedlichste Filterfunktionen für Ihre Aufgaben zur Verfügung.

Durch Rechtsklick oder mit Klick auf können Sie Aufgaben hinzufügen oder mit Aufgaben löschen.

Weiteres

 

Klicken Sie auf Knopf "E-Mail Text bearbeiten" um den Standardtext beim Versand der E-Mails zu ändern.

Geben Sie jetzt den kompletten Text ein, der in der E-Mail erscheinen soll. Wird die E-Mail versandt, haben Sie nochmals die Möglichkeit den Text zu ändern.

Charts

Eine grafische Übersicht über Ihre gebuchten Zeiten erhalten Sie in den Projekteigenschaften im Reiter "Charts". Dort können Sie die monatlich erfassten Zeiten, sowie den Projektfortschritt in % im Auswahlfeld auswählen.